Políticas de Privacidad y Uso de la Información

Actualizada al 4 de Agosto de 2019

En desarrollo de la actividad de negocios adelantada por VIRTUAL BEAMS S.A.S (también nombrada como VIRTUAL BEAMS o LA EMPRESA) a través de su aplicación TAPPTUS, en adelante LA PLATAFORMA, es común que se genere información contentiva de datos recolectados de los clientes y usuarios como resultado de la interacción de los mismos con esta.

El presente documento consagra las políticas de privacidad y uso de la información de LA PLATAFORMA, alojada en el dominio www.TAPPTUS.com. La presente política tiene como propósito dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, su decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás normas concordantes que regulan el derecho constitucional de los ciudadanos a autorizar el tratamiento de sus datos personales, así como a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellos en las bases de datos o en archivos de entidades públicas y privadas.

VIRTUAL BEAMS toma las precauciones necesarias para proteger la información de los usuarios y visitantes de LA PLATAFORMA a través de herramientas de seguridad informática, en concordancia con las leyes colombianas y no colombianas, según el caso, aplicables sobre la materia.

DEFINICIONES

En el marco de la presente Política de Privacidad y Uso de la Información se tomarán en cuenta las siguientes definiciones:

  • 1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  • 2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  • 3. Dato personal o Información Personal: Cualquier dato o información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • 4. Dato Público: Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • 5. Dato Sensible: Son los datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, en los términos que define la ley. La empresa puede llegar a tener acceso a información relacionada con sistemas de identificación biométrica, la captura de imágenes fijas o en movimiento, voz, huellas digitales, fotografías, y otras existentes.
  • 6. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  • 7. Formas de recabar los datos personales: VIRTUAL BEAMS podrá conocer, recolectar, almacenar, administrar la información del titular de la información de conformidad con la política de uso de datos contenida en el presente documento a través de los siguientes medios: (i) Inscripción y uso de la aplicación móvil Tapptus; (ii) Inscripción y uso de la página web de Tapptus (www.tapptus.com); (iii) suscripción de cualquier tipo de contrato, alianza y/o convenio con VIRTUAL BEAMS; (iv) Inscripción como proveedor de VIRTUAL BEAMS
  • 8. La Empresa: VIRTUAL BEAMS y las empresas o entidades que hacen parte de su organización.
  • 9. La Plataforma: Aplicación web denominada TAPPTUS y alojada en el dominio www.TAPPTUS.com, orientada al apoyo a la gestión y asignación de servicios en campo especializada para operaciones post-venta en tiempo real. Incluye, de manera enunciativa características como las siguientes: Creación de servicios, creación de recursos en campo, asignación de servicios, programación de servicios, historial de servicios, reportes, ruteo y control de recorridos de recursos.
  • 10. Proveedor: Es una persona natural o jurídica que suministra productos o servicios a VIRTUAL BEAMS.
  • 11. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. En el marco de la presente Política de Privacidad, el responsable del tratamiento de la información es VIRTUAL BEAMS S.A.S., sociedad comercial con NIT 900.588.556-1, correo electrónico: info@virtualbeams.com, URL www.TAPPTUS.com.
  • 12. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  • 13. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • 14. Usuario registrado: Es una persona que ingresa a LA PLATAFORMA a través de un usuario y una contraseña registrada previamente.
  • 15. Visitante: Es un usuario no registrado que tiene una interacción con LA PLATAFORMA a través de medios electrónicos.

DERECHOS DE LOS TITULARES

Sin perjuicio de que VIRTUAL BEAMS sea el responsable del tratamiento de la información objeto de la presente política de privacidad, los titulares de la misma son los usuarios y visitantes de LA PLATAFORMA, y a los mismos les asisten los siguientes derechos:

  • 1. Derecho de acceso, retiro, actualización y rectificación de la información personal: Los titulares los derechos podrán, de forma gratuita, conocer, acceder, retirar, actualizar y rectificar la información Personal que de ellos haya sido recolectada a través de LA PLATAFORMA.
    Este derecho se podrá ejercer frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por los titulares.
    Sin perjuicio de lo anterior, los titulares son los únicos responsables de la veracidad, exactitud, vigencia y autenticidad de la información personal consignada en LA PLATAFORMA.
    Con fines de prevención de fraude o de reclamaciones de cualquier índole, VIRTUAL BEAMS podrá conservar registros de las diferentes versiones de la información rectificada y actualizada por los titulares, así como de la cual se solicite retiro.
  • 2. Derecho a solicitar prueba de la autorización: Los titulares podrán solicitar a VIRTUAL BEAMS prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de su información, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en la ley.
  • 3. Derecho a información sobre el uso de datos: Los titulares podrán solicitar a VIRTUAL BEAMS que les informe sobre el uso que le da a la información personal de los mismos recolectada a través de LA PLATAFORMA.
  • 4. Derecho a presentar quejas: En caso de infracciones a la presente política de privacidad o a la normatividad aplicable, los titulares o sus causahabientes podrán presentar quejas ante la autoridad competente según las leyes aplicables, siempre y cuando se agote de manera previa el trámite de consulta o reclamo ante VIRTUAL BEAMS.
  • 5. Derecho a revocar la autorización: Los titulares podrán revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento de los mismos por VIRTUAL BEAMS. no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales aplicables. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la autoridad competente haya determinado que VIRTUAL BEAMS. ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución de Colombia.
  • 6. Derecho a no responder ciertas preguntas: Es facultativo para los titulares dar respuesta a las preguntas que le sean hechas a través de LA PLATAFORMA o de medios electrónicos relacionados (como el correo electrónico), cuando estas versen sobre datos que sean sensibles según las normas aplicables o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.

El derecho de supresión no es un derecho absoluto. La Empresa puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:

  • 1. El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  • 2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  • 3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
  • 4. Los datos sean datos de naturaleza pública.
  • 5. Los datos constituyan un soporte para la operación normal de La Empresa y que deban ser conservados por esta en virtud de la Ley o sus procesos internos.

Igualmente, el titular de datos personales puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. En este caso puede operar de manera parcial o total.


PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS USUARIOS.

  • 1. En caso de que el titular de la información desee ejercer alguno de sus derechos, deberá enviar su solicitud, explicando de forma clara y detallada el motivo de su requerimiento, los hechos que la sustentan, su información de contacto, los documentos que quiera hacer valer y su(s) pretensión(es) al correo electrónico soporte@tappt.us o por medio del formulario de contacto disponible en el sitio web www.tapptus.com.
  • 1. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  • 1. Las consultas serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, VIRTUAL BEAMS informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En relación con las quejas, el Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la autoridad competente una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante VIRTUAL BEAMS o Encargado del Tratamiento, según el caso.

La solicitud de retiro o supresión no procederá cuando exista el deber contractual de mantenerlo en la base de datos de VIRTUAL BEAMS.


RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LOS USUARIOS/CLIENTES

La recolección de datos personales de usuarios potenciales y usuarios de VIRTUAL BEAMS y LA PLATAFORMA, se realizará de las siguientes formas:

  • Mediante el almacenamiento automático de los datos de los usuarios que acceden a la plataforma de TAPPTUS por el uso de cookies. Un ejemplo de los datos que se pueden almacenar automáticamente son las URL, el navegador utilizado, dirección IP, idioma, entre otros.
  • Mediante el almacenamiento automático de los datos de los usuarios que acceden a la aplicación móvil de TAPPTUS con su usuario y contraseña. Un ejemplo de los datos que se almacenan son la geolocalización del usuario, rutas recorridas y hora en cada punto de captura de datos.
  • Mediante el intercambio de correos electrónicos.
  • A través del acceso a páginas Web de la empresa.
  • A través de llamadas telefónicas.

VIRTUAL BEAMS, a través de LA PLATAFORMA, recolecta información de sus usuarios y visitantes utilizando para ello un formulario de inscripción que incluye los siguientes datos:

  • Nombres y apellidos de la persona de contacto
  • Tipo y número de documento de identidad
  • NIT de la empresa
  • Nombre de la empresa
  • Numero y correo de contacto
  • Sector económico

Los titulares son los únicos responsables de la veracidad, exactitud, vigencia y autenticidad de la información consignada en LA PLATAFORMA. Sin perjuicio de lo anterior y de ser necesario, VIRTUAL BEAMS. podrá confirmar los datos suministrados acudiendo a entidades públicas o privadas relacionadas al igual que a centrales de riesgo. La información obtenida de estas entidades estará sujeta a confidencialidad.

Los titulares autorizan expresamente a VIRTUAL BEAMS. para confirmar los datos suministrados y además, para que tenga acceso en cualquier momento a la totalidad de la información contenida en la cuenta personal generada dentro de LA PLATAFORMA, sin limitación alguna, lo cual incluye registros de los formularios diligenciados, clientes y material multimedia y en general cualquier otro tipo de contenido.

VIRTUAL BEAMS recolecta información de sus posibles usuarios y visitantes a través de correspondencia física o electrónica intercambiada con los mismos. En este caso, los emisores y receptores de los mensajes autorizan a VIRTUAL BEAMS para recolectar y almacenar la información relacionada, incluyendo cuerpo de mensaje, confirmación de recepción y grado de interacción con el mensaje, archivos adjuntos de cualquier tipo y dirección de correo electrónico de emisores y receptores.

En caso de que VIRTUAL BEAMS recolecte información de posibles usuarios o visitantes por otro medio no mencionado, solicitará la autorización de tratamiento de la misma a través de correo electrónico.

VIRTUAL BEAMS podrá encargar a un tercero la actividad de recolección de información, caso en el cual se informará debidamente a los titulares quienes serán los únicos responsables de la decisión de entrega de la misma. En caso de que el tercero solicite información adicional a la solicitada por VIRTUAL BEAMS, o los titulares la entreguen voluntariamente a través de los medios electrónicos de ese tercero, serán las políticas de privacidad y uso de la información de este las que sean aplicables a tal relación.


TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y FINALIDAD DEL MISM

VIRTUAL BEAMS a través de la información recolectada en los términos del presente documento busca ofrecer a sus usuarios y visitantes un servicio personalizado y susceptible de mejora permanente en relación con la satisfacción de necesidades, usabilidad y comodidad. Por ello la recolección de los datos de los usuarios de la PLATAFORMA tiene como finalidad principal prestar los servicios ofrecidos y/o contratados de forma adecuada. El uso de la información por parte de VIRTUAL BEAMS se orienta a:

  • Fines informativos, comerciales y estadísticos.
  • Para garantizar y mejorar la usabilidad del servicio, soporte, mantenimiento, actualizaciones, atender incidentes, inconvenientes, requerimientos o fallas.
  • Para efectos administrativos (cotizaciones, facturación, recaudo, pedidos, compras, gestión de pagos, asuntos laborales y/o de gestión de recursos humanos, referencias, certificaciones, etc.).
  • Creación y administración de la cuenta del usuario.
  • Realizar procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas y bases de datos.
  • Realizar el envío de información de novedades, noticias, boletines, foros de educación, publicidad o marketing, ventas a distancia. Haciendo uso de medios tales como, correo electrónico, notificaciones PUSH, mensajes de texto (SMS), llamadas telefónicas.
  • Presentar reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control, y tramitar los requerimientos realizados por entidades administrativas o judiciales.
  • Permitir que usuarios y visitantes en cualquier condición en la que se encuentren ejerzan su rol dentro de LA PLATAFORMA.
  • Realizar acciones de inteligencia de negocios, creación de ofertas a la medida, prospectiva de clientes, investigación y tendencias de mercado, entendimiento de perfiles, rutas de navegación.
  • Comunicar los datos a terceros o proveedores, encargados de alguno de los usos y tratamientos mencionados en el presente texto, bien sea que se ubiquen en Colombia o en el exterior.

La información recibida por usuarios y visitantes en virtud de lo anterior no podrá ser utilizada por estos con fines publicitarios o promocionales o comerciales de cualquier índole o para cualquier otra actividad no relacionada con LA PLATAFORMA, salvo autorización expresa del titular de la información.

Los titulares autorizan expresamente a VIRTUAL BEAMS para el uso de la información mencionada en los términos de este numeral con fines publicitarios y/o promocionales, sin derecho a compensación alguna.

En caso de interceptación de la información por parte de alguna de las entidades mencionadas o de otra de cualquier naturaleza, VIRTUAL BEAMS no será responsable por el tratamiento de tal información por parte de las mismas.


CASOS ESPECIALES

Ofertas promocionales: VIRTUAL BEAMS podrá enviar ofertas en su propio nombre o a nombre de terceros a los usuarios y visitantes de LA PLATAFORMA. En este último caso, la información de los destinatarios no será compartida con el tercero.

Transmisiones de sociedades: En caso de que VIRTUAL BEAMS compre o venda alguna unidad de negocio, la información personal de los usuarios y visitantes de LA PLATAFORMA estará sujeta a las políticas de privacidad preexistentes sin perjuicio de nueva autorización de los titulares. En caso de que VIRTUAL BEAMS sea adquirido total o parcialmente de forma mayoritaria por un tercero, será al adquirente el nuevo responsable del tratamiento de la información recolectada a través de LA PLATAFORMA y por tanto contraerá todas las obligaciones y adquirirá todos los derechos relacionados.

AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. El usuario podrá autorizar expresamente esta política a través de mecanismos físicos o electrónicos, entre otros, telefonícamente, vía e-mail, al registrarse como usuario en la página web www.tapptus.com o registrar información en los formularios de la landing page, etc. Al registrarse, el titular de la información autoriza el tratamiento de sus datos.

Al dar su autorización, el titular acepta que los datos personales aportados al momento de su registro, o cualquier otro dato facilitado a La EMPRESA en cualquier momento, de acuerdo al tipo de vinculación o base de datos, para su acceso a algunos de los servicios, eventos, promociones, información, etc., sean utilizados con la finalidad de facilitar la relación que se establece o se pretende establecer, prestación de los servicios solicitados.

CONFIDENCIALIDAD

VIRTUAL BEAMS no venderá, alquilará o compartirá la información personal de los titulares excepto en las formas establecidas en este documento.
Sin perjuicio de lo anterior los titulares autorizan expresamente a VIRTUAL BEAMS para que transfiera total o parcialmente la responsabilidad sobre el tratamiento de la información personal de los usuarios a sociedades controladas, controlantes y/o vinculadas con VIRTUAL BEAMS, a cualquier título y en el momento, forma y condiciones que estime pertinentes haciendo las gestiones necesarias para proteger la confidencialidad acordada.

REGISTRO EN LA PLATAFORMA

El uso de LA PLATAFORMA en sus espacios no transaccionales (landing page, sitio web o redes sociales) es libre y no es necesario registro alguno para ser visitante.

Los usuarios que voluntariamente pretendan registrarse en LA PLATAFORMA para realizar transacciones e interacciones, así como acceder a servicios relacionados según el rol que les corresponda podrán hacerlo mediante la introducción de una contraseña personal y un nombre de usuario de su elección. La confidencialidad de la contraseña es responsabilidad de cada usuario.

VIRTUAL BEAMS no será responsable de cualquier fraude o perjuicio realizado como consecuencia de mal manejo de la contraseña o nombre de usuario por parte de los usuarios, quienes serán los únicos responsables de uso de LA PLATAFORMA bajo los mismos. Incluyendo transacciones e interacciones realizadas al igual que modificaciones a la información.

CAPACIDAD LEGAL

El uso de LA PLATAFORMA en sus espacios no transaccionales (landing page, sitio web o redes sociales) es libre y no es necesario ser legalmente capaz para ser visitante. El registro para ser cliente, proveedor, o usuario registrado sí exige capacidad legal.

Quienes no sean capaces legalmente deberán abstenerse de suministrar información personal a través de LA PLATAFORMA, sin prejuicio de que puedan utilizarse figuras de representación legal, incluidas la tutoría y la curaduría.

COOKIES

Las Cookies son pequeños archivos de información enviados por LA PLATAFORMA y almacenados en el navegador del usuario, de manera que aquella puede consultar la actividad previa del usuario o visitante para ofrecerle un servicio más coherente con sus necesidades e intereses.

Los usuarios y visitantes de LA PLATAFORMA autorizan expresamente a VIRTUAL BEAMS para utilizar un sistema de seguimiento basado en cookies, directamente desde LA PLATAFORMA o a través de otros medios electrónicos que lo permitan, incluido el correo electrónico.

El principal objetivo del uso de cookies es perfeccionar la oferta de contenidos y artículos de VIRTUAL BEAMS a través de la personalización de los mismos. De igual manera podrán utilizarse para promover el cumplimiento de las reglas de seguridad de LA PLATAFORMA.

Los usos adicionales de las cookies son: Evitar una frecuente e innecesaria introducción de la contraseña durante las sesiones de usuario durante una sesión de navegación; contabilización y confirmación de nuevos registros de usuario, grado de interacción de usuarios y visitantes con LA PLATAFORMA.

Las cookies no serán usadas para propósitos ajenos a los relacionados con LA PLATAFORMA. La permanencia de las cookies en los dispositivos fijos o móviles de los usuarios y visitantes es responsabilidad exclusiva de los mismos.

SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN A TERCEROS

La información recolectada por VIRTUAL BEAMS a través de LA PLATAFORMA o canales electrónicos relacionados podrá suministrarse a las siguientes personas:

  • a. A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;
  • b. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
  • c. A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

Lo anterior en función de garantizar el cumplimiento de las leyes aplicables, de manera enunciativa en materia de protección de derechos de propiedad industrial e intelectual, prevención del fraude entre otras.

Cualquier actividad potencial o realmente contraria a la Ley que pueda afectar negativamente a VIRTUAL BEAMS o a sus usuarios o visitantes al exponerlos a responsabilidad legal, podrá ser motivo para que VIRTUAL BEAMS suministre información personal de sus usuarios sin perjuicio de lo consagrado en la presente política y en la normatividad aplicable. VIRTUAL BEAMS colaborará con las autoridades competentes en función de salvaguardar la integridad y la seguridad de LA PLATAFORMA la de sus usuarios.

Los titulares autorizan expresamente a VIRTUAL BEAMS a comunicar información sobre sus usuarios a otros usuarios, entidades o terceros cuando haya motivos suficientes para considerar que la actividad de un usuario sea sospechosa o exista un motivo razonable para creer que haya autoría o participación en un delito relacionado con LA PLATAFORMA, o cuando se considere que intenta perjudicar a otras personas, sean o no usuarios o visitantes. VIRTUAL BEAMS determina la situación mencionada atendiendo a la amenaza real o inminente que la misma represente para LA PLATAFORMA y sus usuarios.

ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

VIRTUAL BEAMS realizará las gestiones necesarias y coherentes con la normatividad aplicable en materia de medidas de seguridad aplicables a la información personal. La información de los usuarios debe ser protegida de pérdida o acceso no autorizado y para ello, VIRTUAL BEAMS utiliza técnicas de seguridad en internet. Tomando en cuenta que tal obligación es de medio y no de resultado, VIRTUAL BEAMS no garantiza totalmente que pueda evitarse la pérdida de información o el acceso no autorizado a la misma.

En virtud de lo anterior, VIRTUAL BEAMS no se hace responsable por interceptaciones ilegales o violación de sus sistemas o bases de datos por parte de personas no autorizadas al igual que por la indebida utilización de la información obtenida por esos medios.

PERÍODO DE VIGENCIA DE LOS DATOS

Los datos personales de los usuarios estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir los usos y finalidades descritos en las Políticas de Privacidad o en los Términos y Condiciones.

MODIFICACIONES A LA POLITICA DE PRIVACIDAD Y USO DE LA INFORMACIÓN

La presente Política de Privacidad y Uso de la Información puede ser modificada en virtud de la dinámica comercial de VIRTUAL BEAMS y de las condiciones comerciales y legales del entorno de la misma. Los cambios serán comunicados a los usuarios y visitantes a través de la plataforma y/o a través de correo electrónico y en ningún caso disminuirán los esfuerzos de VIRTUAL BEAMS en función de la eficacia en el tratamiento de la información personal de la cual es responsable.

Los cambios sustanciales deberán ser objeto de una nueva aceptación por parte de los usuarios de LA PLATAFORMA.